Cégalapításkor érdemes gyorsan elkészíttetnünk céges bélyegzőnket, ezzel később sok időt spórolhatunk meg. Bélyegző készítés előtt azonban érdemes átgondolni néhány fontos szempontot.
Milyen a jó céges bélyegző
Akár társaságot alapítottunk, akár egyéni vállalkozóként tevékenykedünk, nagy segítségünkre lehet egy cégbélyegző. Ezen minimálisan társaságunk vagy egyéni vállalkozásunk legfontosabb adatait kell megadjuk: nevét, székhelyét, adószámát. Egyéni vállalkozás esetén célszerű megadnunk az egyéni vállalkozói igazolványszámunkat is, így elkerülhetjük egy külön egyéni vállalkozói bélyegző elkészíttetését. Használatával nem kell mindig kézzel megadnunk adatainkat, egy pecsételéssel megússzuk a kényelmetlen helyzetben való írást és meg is gyorsíthatjuk a folyamatot.
Mit tehetünk még a céges bélyegzőre?
Amennyiben vállalkozásunk nem csak székhellyel, de telephellyel is rendelkezik, célszerű ennek címét is feltüntetnünk céges pecsétünkön. Természetesen ha több telephellyel is rendelkezünk, akkor telephelyenként külön-külön bélyegzőt kell csináltatnunk és szükség szerint használnunk ezeket. Sokan szeretik, ha bankszámlaszámuk is látható pecsétjükön, ez akkor lehet jó döntés, ha fő bankszámlánkat nem tervezzük sűrűn váltogatni és nem kívánunk zsonglőrködni több bankszámlaszámmal, például projektjeink elkülönítésére.
Mekkora az ideális pecsétméret?
Pecsét készíttetésekor mindig gondoljunk arra, hogy pontosan mire tervezzük használni azt a jövőben. Ha legszűkebb céges adatainkat tüntetjük csak fel, akkor úgy érdemes a méretet meghatároznunk, hogy az beleférjen a kézzel kiállított számlák Vevő megnevezésű mezőjébe, így szállítóink biztosan hálásak lesznek a figyelmességért.
Könnyítésként kiindulhatunk a gyorsbélyegzőket árusító cégek kínálatából. Ezeket úgy tervezték, hogy általános esetekben kényelmes legyen használatuk. Ha nincs különösebb igényünk, valószínűleg ezek mérete számunkra is ideális lesz.
Nyilvántartás
Ha több bélyegző is van cégünkben, a későbbi viták elkerülése érdekében célszerű sorszámoztatni céges pecsétünket, így utólag bármikor megállapítható lesz, hogy ki használta az adott példányt. Ehhez természetesen szükség lesz bélyegzőnyilvántartás vezetésére is. Ma már nem lehet pusztán bélyegzővel vásárolni, mint korábban, de így is sokszor szükség lehet arra, hogy visszakeressük pecsétjeinket. A nyilvántartás nagyon egyszerű, akár egy sima A4-es lap is lehet, amelyet megőrzünk, csupán az a lényege, hogy a vállalkozásunk tulajdonában lévő összes bélyegző lenyomatát tartalmazza, valamint azt, hogy mikortól és kinek van tulajdonában. Fontos, hogy az esetleges változásokat is pontosan dokumentáljuk.